Wdrożenie ISO 9001 podniesie jakość usług świadczonych przez każdą firmę. Na szczęście wie o tym coraz więcej przedsiębiorców, a korzystać będą na tym klienci. Pytanie tylko, na czym w praktyce polega wdrożenie wymagań normy? I jakie obowiązki spoczywają na osobie, która system zarządzania oparty o ISO 9001 będzie w naszej firmie wprowadzała? Jednym z elementów systemu jest dokumentacja ISO 9001 i jej stworzenie będzie koordynowała osoba wdrażająca system zarządzania.

Jak dokumentować ISO 9001?

Dokumentowanie systemu zarządzania zgodnego z ISO 9001 jest w zasadzie bardzo prostym zabiegiem. Trzeba jednak podkreślić, że norma bezwzględnie wymaga, aby wspomniana dokumentacja powstała. Jest to obowiązek, który często spada na pełnomocnika, choć powinien być udziałem niemal całego zespołu.

Całość dokumentacji doskonale obrazuje piramida:

dokumentacja iso 9001

Struktura dokumentacji ISO 9001

Polityka jakości jest podstawowym dokumentem całego systemu – na jego podstawie określane są potrzeby danego przedsiębiorstwa i wyznaczane cele, jakie staną przed całą kadrą. To swoiste „preludium” do systemu zarządzania opartego o normę ISO 9001.

Z polityki jakości wynikają cele – to już zadanie dla managerów, którzy będą owe cele prezentować kadrze i wymagać ich realizacji.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najważniejsza będzie księga jakości. To ona ostatecznie opisze nam sposób działania systemu zarządzania jakością w przedsiębiorstwie. W księdze jakości, według wymagań dokumentacji ISO 9001, muszą się znaleźć:

  • Zakres systemu zarządzania jakością
  • Mapa procesów
  • Wyłączenia – jeśli oczywiście miały miejsce
  • Procedury, których udokumentowania wymaga ISO 9001 lub odwołanie do

W zależności od potrzeb i późniejszej dystrybucji księgi jakości, warto w niej również umieścić np. historię przedsiębiorstwa, czy stosowane w firmie, charakterystyczne zwroty i definicje.

Procedury i instrukcje oraz zapisy są swoistym doprecyzowanie i uszczegółowieniem całego system ISO 9001 w firmie oraz dowodem na jego działanie. Dokumentują, w jaki sposób funkcjonują procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Po co tworzyć dokumentację ISO 9001?

Dokumentacja ISO 9001 w przedsiębiorstwie, które wdraża system zarządzania zgodny ze wskazaną normą jest niezbędna. W praktyce nie da się bowiem stosować do postanowień normy, bez choćby podstawowego „przewodnika”, który jest efektem wdrożenie.

Dla przedsiębiorstwa najważniejsza będzie księga jakości – to ona opisuje wszystkie obszary funkcjonowania firmy. Księga jakości prowadzi osoby odpowiedzialne za właściwe działanie firmy „za rękę”. Każdy manager, a nawet właściciel, może do niej sięgnąć i zweryfikować, czy określone działanie będzie zgodne z wymaganiami normy i wdrożonego systemu.

Dokumentacja ISO 9001 musi powstać w każdym przypadku wdrażania normy. Nie jest to wyłącznie biurokratyczny wymysł twórców. Każdy przedsiębiorca ostatecznie doceni, jak dużym ułatwieniem jest możliwość sięgnięcia do procedur. Podobne odczucia będą mieć organizacje współpracujące z przedsiębiorstwem – ustalone zasady postępowania znaczeni ułatwiają współpracę między przedsiębiorstwami. Szczególnie w przypadku, gdy obaj kontrahenci wdrożą system zarządzania jakością oparty o normę ISO 9001.